BAC conference: "Connection and collaboration in Business Archives"

Op 20 november organiseerde de Business Archives Council (BAC) hun jaarlijkse thematische bijeenkomst. Voor 2019 lag de nadruk op twee zaken. Enerzijds het deelnemen of uitbouwen van netwerken (connection) en het opzetten van samenwerkingen (collaboration) met partners buiten het bedrijf(sarchief). Door BAC samengevat als 'the archive is not an island'. Best grappig, want vanuit ons continentaal standpunt vindt dit allemaal wél plaats op een eiland. Dus stak ETWIE nog even het kanaal over, nu het vrije verkeer van personen nog vlot mogelijk is met een Europees paspoort.

Het ambitieuze programma van de conferentie telde 12 sprekers. We lichten er twee toe die voor ons het meest inspirerend waren en sluiten af met de algemene boodschap van die dag: "Keep talking".

1. Collaborating to tell the story of Port Sunlight.

Kort samengevat: Port Sunlight is een modeldorp, gebouwd door William Lever (van Lever Brothers, groot geworden met de zeepziederijen waar Sunlightzeep gemaakt werd voor de hele wereld) op een site van zo'n 56 hectare aan de rivier Mersey bij Liverpool. Opvallend is dat de meer dan 800 woningen in het dorp vrijwel allemaal uniek zijn, ontworpen door tal van verschillende architecten in diverse stijlen (waaronder ook heel wat gebouwen in Vlaamse Stijl). Naar verluid werd voor de bouw van dit modeldorp heel wat baksteen uit België geïmporteerd. Het huidige Unilever ontstond in 1929 uit een fusie tussen de Nederlandse Margarine-Unie en Lever Brothers. Het archief van Unilever blijft in Port Sunlight bewaard.

Op 20 minuten tijd hebben Claire Tunstall (Archive & Record Management Unilever) & Katherine Lynch (Port Sunlight Village Trust a Museum) toegelicht hoe hun 20-jarige samenwerking om het verhaal van Port Sunlight te vertellen moeizaam groeide en pas na verloop van tijd bloeide. Ze onderstreepten dat zoveel tijd nodig was om onderling vertrouwen op te bouwen en om stapsgewijs van kleine initiatieven naar meer omvangrijke samenwerkingen door te groeien, waar beide partners voordelen uit konden halen.

Conclusie: Het vraagt tijd (en moeite) voor een bedrijf en een erfgoedspeler om elkaar te leren kennen en vruchtbare samenwerkingen op te zetten. Het opbouwen van vertrouwen en een goede verstandhouding is cruciaal.

2. Review: 10 years of the crisis management team

Sinds 1977 heeft een Business Archives Surveying Officer zich toegelegd op het redden van bedrijfsarchieven van Schotse ondernemingen, vakbonden en professionele verenigingen. Drie kernwoorden bij zijn taak:

- proactief: bedrijven benaderen, nieuws in de gaten houden en proberen ingrijpen vóór er problemen zijn;
- reactief: reageren op scenario's waarbij archieven bedreigd zijn;
- promoten: het bestaan en potentieel van bedrijfsarchieven bij de archiefsector, de academische wereld en in de bedrijfswereld zelf op de kaart (blijven) zetten.

In 2009 werd een Crisis Management Team opgericht om deze taak in heel Groot-Brittanië op zich te nemen. De werking en coördinatie gebeurt volledig digitaal: het tienkoppige team heeft vooralsnog geen gezamenlijke ontmoeting gehad. Elk lid staat in voor de werking en opvolging in de eigen regio.

Na 10 jaar zijn er zo'n 130 cases geweest, waarvan 26 met een positieve afloop. Dit lijkt weinig, maar is in deze context een waar succes. Een mooi voorbeeld is het bedrijfsarchief van Whitechapel Bell Foundry. Deze klokkengieterij is al actief sinds 1570 en maakte o.a. de klokken voor Big Ben, de Liberty Bells en de Bow Bells. In 2016 kondigde het bedrijf aan dat ze zouden verhuizen. Voor de historische collectie was geen plaats meer. Via een interventie van het Crisis Management Team werd de collectie in bewaring gegeven bij de London Metropolitan Archives. Whitechapel Bell Foundry sponsort nu het samenwerkingsproject om tussen 2018 en 2020 het uitgebreide bedrijfsarchief te inventariseren.

Cruciaal voor de werking van het Crisis Management Team is het uitbouwen van een persoonlijk netwerk bij bedrijven (uiteraard), maar ook met curatoren en bewindvoerders. Sommige zaken kan je tijdig via het lokale nieuws vernemen, maar in de praktijk blijken de tips en contacten uit dit persoonlijke netwerk veel belangrijker om proactief op te kunnen treden.

Meer informatie en contactgegevens: https://managingbusinessarchives.co.uk/getting-started/business-archives-risk/crisis-management-team/

3. Matchmaking, archives, collections and the pleasures of (Cross Company) collaboration. Keep talking!

Nogmaals, om het te benadrukken: 'Keep talking'. Dat is de boodschap die heel wat presentaties eigenlijk in een notendop samenvat.

Enerzijds hebben bedrijfsarchivarissen het best moeilijk om zelfs binnen het bedrijf waarvoor ze werken duidelijk te maken dat het archief bestaat, wat het archief doet en welke voordelen afdelingen en collega's hebben bij het samenwerken met het archief, zodat de juiste stukken wel of niet worden overgedragen én gebruiksvriendelijk ontsloten. Anderzijds zijn bedrijfsarchieven ook zelden gekend bij onderzoekers, academici en spelers uit de erfgoedwereld, terwijl er vaak een enorm onontdekt potentieel in de collecties van bedrijven zit.

Om uit dat vergeethoekje te raken is er maar één oplossing: blijven praten over het archief, de collectie en de mogelijkheden. Toon wat je hebt. Deel leuke anekdotes en beelden. Contacteer universiteiten zelf en nodig een professor uit om eens rond te komen neuzen. Een mooi voorbeeld is het doctoraatsonderzoek van Norma Cohen 'The role of capital in the First World War: who financed Britain and it's allies?'. Een groot deel van het onderzoek is gebaseerd op de collectie en documentatie over de Wartime Bonds van de Bank of England. Het bestaan hiervan was onbekend, tot dit ter sprake kwam bij contacten tussen Michael Anson (bedrijfsarchivaris Bank of England) en Alastair Owens (prof. Historical Geography). Van het één kwam het ander, dus... just keep talking!