Verslag - bijeenkomst ICA-Section on Business Archives

Toerisme, escaperooms en samenwerking met andere bedrijven.

Een opvallende trend bleek het inzetten van de bedrijfsarchieven als schat van inspiratie, verhalen en insteken voor toerismestrategieën. Van pastamaker 'Pasta Cuomo' die zich toelegde op het stimuleren van 'pasta-toerisme'. Hiervoor lieten ze een studie uitvoeren naar de geschiedenis van pastaproductie in Italië. Die informatie speelden ze daarna slim uit in communicatie en events. Hun doel was Gragnano (waar ze gevestigd zijn) opnieuw op de kaart te zetten als de Italiaanse pastahoofdstad. Als artisanale fabrikant brengt dit in de eerste plaats de klanten als vanzelf tot bij hen. Maar het is ook een integraal deel van hun businessplan, want ze hebben verscheidene B&B’s om te vullen met gasten en een restaurant om die smaaktoeristen te verwennen.

Een ander voorbeeld is de landelijke investeringsstrategie 'Destination Scotland' van meer dan 150 miljoen die Diageo. Het programma werd gelanceerd in 2018 en had als doel om hun merken te promoten en specifiek Whisky-toerisme naar Schotland te trekken om er liefst hun meer dan 14 distilleerderijen te bezoeken. De distilleerderijen werden aangepast om bezoekers te kunnen ontvangen en het archief werd op verschillende manier grondig uitgespit om zaken te verifiëren, verhalen uit te puren en als als bron, inspiratie en bijdrager voor de strategie, communicatie, aanpak en uitwerking. Deelnemers van de conferentie mochten uit eerste hand van het resultaat proeven met een bezoek aan de Johnny Walker Experience center, een bezoek aan het Diageo Archive en de Glenkinchie-distilleerderij.

Dit werd gevolgd door nog een reeks inspirerende praktijkvoorbeelden. Van het ontwerpen van escaperooms tot het bedenken van een structuur om de interne belanghebbenden te categoriseren (wie te informeren, wie te plezieren en cruciaal: wie te negeren).

We ontdekten verder hoe het Italiaanse Museimpresa meer dan 130 musea en archieven van grote, middelgrote en kleine Italiaanse bedrijven samenbrengt, evenementen organiseert en acties opzet om bezoeken en samenwerkingen met al hun partners te bevorderen. Dat gaat van Instagram-campagnes (#neltempodiunastoria) en een film over Italiaanse bedrijfsarchieven tot het organiseren van een 'Business Culture Week'. Een andere presentatie richtte zich dan weer op de moeilijkheid voor bedrijfsarchieven om intern te rapporteren over prestaties met effectieve metriek, vergelijkbaar met andere afdelingen in het bedrijf. Waarop focus je dan best: harde cijfers of zachte verhalen?

Impact zonder een groot budget - door Jamie Martin, bedrijfsarchivaris van IBM

Het IBM-archief bewaart ongeveer 30.000 dozen documentatie en zo'n 3000 (kleine en zeer grote) artefacten. Tijdens de lockdown besloten ze om enkele eenvoudige virtuele rondleidingen van het archief te maken. Niet fancy, gewoon al rondwandelend met een smartphone.

Ze kozen een interessant medium om deze rondleidingen te publiceren: GitHub (het meest gebruikte online software coderings- en softwareontwikkelingsplatform). De rondleidingen waren een hit onder het personeel van Microsoft dat thuis vastzat.

Naarmate het bedrijf manieren vond om de golf van 'thuiswerken' te structureren, besloot het IBM-archief te investeren in het opzetten van een bedrijfsbrede Slack-kanaal genaamd #history-at-IBM. Ze hadden gemerkt dat mensen een plek nodig hadden om gemakkelijk over geschiedenis te praten of interesses te delen, dit leek een manier om dit te vergemakkelijken. Het kanaal werd gelanceerd in januari 2021 en plaatste dagelijks en maandelijks thematische inhoud.

Het kanaal werd binnen het bedrijf ongelooflijk populair en bereikte al snel meer dan 4000 abonnees. De onderwerpen die ze deelden werden plotseling wél opgepikt door communicatie en andere afdelingen in het bedrijf en werden zelfs 'extern' gedeeld. Bovendien, omdat Slack een platform is met weinig inspanning om bij te dragen, ontvingen ze veel reacties van mensen die spontaan in interactie gingen met het archief en elkaar. En daarbij gretig herinneringen deelden of vragen stelden. Dit enkele kanaal slaagde erin om VEEL zichtbaarheid te geven aan het anderszins bijna onzichtbare werk van het archief en kreeg geweldige recensies over de hele linie. Een voorbeeld waar ze erg blij mee kwam van een senior manager: 'Dit kanaal doet meer voor de moreel van werknemers dan een dozijn wellness webexs'. Ze merkten ook een grote toename van verzoeken om presentaties te geven of documentatie in het archief te vinden. Dus als uw bedrijf Slack of een ander soortgelijk intern chatgebaseerd platform gebruikt, hier ligt misschien een mooie opportuniteit in verscholen!

Samenwerking tussen de archieven van Irish Distillers en Ancestry om specifieke records te ontgrendelen - door Carol Quinn, archivaris van Irish Distillers.

Deze bijdrage illustreerde heel mooi dat bedrijfsarchieven minstens even waardevol cultureel erfgoed zijn, zelfs van nationaal belang. Maar eerst nog een belangrijke context om dit voorbeeld te kaderen; Ierland is een uitzonderlijk lastig geval voor het uitvoeren van genealogisch onderzoek. In 1922 brandde het Four Courts-gebouw in Dublin af. Daar was het centraal archief in gehuisvest. Daardoor zijn veel bronnen die doorgaans worden gebruikt voor genealogisch onderzoek, zoals volkstellingsgegevens, originele testamenten of parochiedoop-, huwelijks- en begraafregisters, gemeentelijke archieven ..., onherroepelijk verloren in het vuur. Hoewel dit genealogisch onderzoek in Ierland niet onmogelijk maakt - er zijn gelukkig nog andere overgebleven bronnen - blijven er verhoudingsgewijs wel veel meer lacunes en beperkingen. Daarom wordt de ontsluiting van elke nieuwe bron die namen van mensen, hun beroepen en andere diverse informatie documenteert, maatschappelijk bijzonder gewaardeerd.

Hier kon het archief van Irish Distillers een rol in spelen. Twee keer zelfs. In hun archief stak namelijk een reeks met loonadministratie van de Distillery John Jameson & Son, samengebonden in 97 volumes van 1862 tot 1969. Dit omvat verzekeringsboeken, werkloosheidsgegevens, stempelboeken, loonboeken en tijdsboeken. Een waardevolle bron. Ze hadden daarnaast ook een reeks bottelovereenkomsten met herbergiers van 1905 tot 1965, gebonden in 35 volumes. Dit documententeerde de herbergiers die vaten kochten en de drank zelf in hun kroeg bottelden. Ze moesten een overeenkomst met de distilleerderij ondertekenen waarin ze beloofden de drank niet te manipuleren, te mengen of verkeerd te labelen.

In deze overeenkomsten stonden de naam, het beroep en diverse andere informatie over de koper van de vaten, maar ook minstens één getuige, inclusief zijn of haar beroep. Vaak was dit een toevallige bezoeker van de betreffende kroeg. Als zodanig zijn deze overeenkomsten een nieuwsgierige goudmijn voor genealogisch onderzoekers. Bedrijfsgegevens vullen een lacune op een manier die typische overheids- en religieuze gegevens niet kunnen.

Het ging echter om een grote hoeveelheid papier, niet gesorteerd, niet in chronologische volgorde en daardoor eenvoudigweg niet doorzoekbaar tenzij het zou worden gedigitaliseerd. Maar het digitaliseren en verwerken van dit materiaal was een onmogelijke taak die de enkele archivaris in dienst van het archief van Irish Distillers eenvoudigweg zou overweldigen. Dus gingen ze een samenwerking aan met Ancestry.com.

Ancestry stuurde vervolgens een team van verschillende mensen naar Ierland met apparatuur om een digitaliseringsstudio op te zetten en alles snel te scannen. Het verwerken van de metadata duurde ongeveer een jaar, waarna al deze informatie beschikbaar werd gesteld via Ancestry.com maar ook via het archief van Irish Distillers. Alles met betrekking tot de AVG werd geregeld via het juridische team van Ancestry.

Moest je deze presentatie willen zien: ze deed hem onlangs nog eens over voor de History Marketing Summit in Zweden. En dat staat gewoon op youtube.